Dématérialisation des bulletins de paie, quelles conséquences ?

/ /
Publié le 29 janvier 2007
Par .

Au titre des « mesures de simplification en faveur des entreprises », l’article 8 du projet de loi de simplification du droit a pour objet d’alléger les contraintes des entreprises dans leurs rapports avec les salariés, en particulier par l’usage des nouvelles technologies.  C’est ainsi que l’alinéa 2 de l’article L. 143-3 du Code du travail qui…

Au titre des « mesures de simplification en faveur des entreprises », l’article 8 du projet de loi de simplification du droit a pour objet d’alléger les contraintes des entreprises dans leurs rapports avec les salariés, en particulier par l’usage des nouvelles technologies.

 

C’est ainsi que l’alinéa 2 de l’article L. 143-3 du Code du travail qui stipule que :

 

« lors du paiement de leur rémunération l’employeur doit remettre [à toutes les personnes apprenties, salariées ou travaillant à quelque titre ou en quelque lieu que ce soit pour un ou plusieurs employeurs] une pièce justificative dite bulletin de paie »,

 

devrait être complété par la phrase suivante : « Avec l’accord du salarié concerné, cette remise peut être effectuée sous forme électronique, dans des conditions de nature à garantir l’intégrité des données ».

 

D’où la question posée par Thierry Mariani sur les conséquences de cette dématérialisation. Dans sa réponse ministérielle (Rép. min. n° 111648, JOAN du 16/01/2007, Questions.assemblee-nationale.fr), le ministre délégué au budget vient confirmer que la dématérialisation des fiches de paie des salariés n’affectera pas le caractère de pièce justificative des éléments qu’elles contiennent, et que, conformément à l’article 1316-1 du Code civil, ces bulletins auront la même force probante que les bulletins papier à partir du moment où la personne dont il émane est identifiée et qu’il est établi et conservé dans des conditions permettant d’en établir l’intégrité.

 

Sandrine Rouja

Rédactrice en chef de Juriscom.net

 

 


·          Question de M. Thierry Mariani sur la qualité de la fiche de paie en tant que pièce justificative

 

« En effet, la circulaire du 17 juillet 1947 stipule que ne peuvent être acceptés les procédés dont l’utilisation présente des risques d’effacement et expose les salariés au risque de se voir contester les droits qu’ils auraient à faire valoir en présentant un bulletin de paie. Or l’article 8 du projet de loi de simplification du droit institue la possibilité pour les entreprises, avec l’accord des salariés concernés, de remettre le bulletin de paie sous une forme électronique. En conséquence, il souhaiterait connaître sa position sur la qualité de pièce justificative de la fiche de paie. »

 

·          Réponse du ministre délégué au budget et à la réforme de l’État

 

« La simplification de la vie quotidienne des Français et la réduction du poids des réglementations, lorsqu’elles ne sont pas justifiées, est une des priorités du Gouvernement. Dans cette optique, il a engagé une série d’actions visant à simplifier le bulletin de paie. L’enjeu est considérable puisque 16 millions de documents sont échangés chaque mois dans ce cadre. Ainsi, le décret du 14 mars 2005 (codifié à l’art. R. 143-2 du code du travail) a permis de réduire de vingt et un à sept le nombre de lignes du bulletin de paie pour l’ensemble des salariés et de vingt-huit à onze pour les cadres.

 

Le Gouvernement prépare actuellement des mesures pour faciliter le recours à cette option, en remplaçant le récapitulatif annuel individualisé actuellement obligatoire par un tableau explicatif. Le Gouvernement a décidé de franchir une étape supplémentaire, en cohérence avec le développement de la société de l’information, en prévoyant, dans le cadre de la loi de simplification déposée au Sénat le 13 juillet 2006, la faculté pour les employeurs d’adresser le bulletin de paie par voie électronique, avec l’accord du salarié. Cette mesure permettrait à ce dernier de disposer instantanément du document. Quant aux entreprises, libérées des contraintes d’impression, de mise sous enveloppe et de distribution, elles gagneraient du temps, réduiraient les coûts et limiteraient les risques d’erreur. Au total, les gains à attendre de la dématérialisation du bulletin de paie sont considérables, comme l’a souligné le rapport de M. Patrick Turbot en 2005. Cette mesure s’inscrit dans le contexte du développement de la société de l’information, dans lequel par exemple les téléservices occupent une place toujours plus importante pour les Français. Ainsi, 5,7 millions de contribuables ont déclaré leur impôt sur le revenu par Internet en 2006. Dans ce cadre, le Gouvernement partage la préoccupation de l’auteur de la question, et confirme que la dématérialisation du bulletin de paie n’aura pas pour effet de lui faire perdre son caractère de pièce justificative des éléments qu’il contient.

 

Juridiquement, conformément à l’article 1316-1 du code civil, un document sous forme électronique a la même force probante qu’un écrit sur papier dès lors que la personne dont il émane est identifiée et qu’il est établi et conservé dans des conditions permettant d’en établir l’intégrité. En outre, les bulletins de paie traités sous forme électronique, ce qui est déjà très souvent le cas, sont soumis aux dispositions de l’article 34 de la loi du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés imposant au responsable du traitement de prendre toutes précautions utiles pour préserver la sécurité des données, et empêcher qu’elles soient déformées, endommagées, ou que des tiers non autorisés y aient accès. Au total, la dématérialisation conduit à des exigences accrues en matière de sécurité. En pratique, à travers le recours à des formules électroniques non modifiables, la dématérialisation rend les falsifications plus difficiles, et plus aisément détectables par les administrations et les organismes sociaux.

 

Dans ce contexte, le Gouvernement travaille sur des mesures d’accompagnement permettant de sécuriser l’intégrité et l’archivage des données du bulletin de paie et de maximiser les avantages de la dématérialisation à travers le développement des échanges de données électroniques. À cet égard, l’ordonnance du 8 décembre 2005 sur les téléservices prévoit que chaque Français pourra, dès 2008, disposer d’un coffre-fort électronique pour stocker sur Internet ses pièces administratives. Au total, l’objectif est que chacun gagne à la dématérialisation du bulletin de paie : les entreprises, les salariés, et les administrations. »